تفاوت شرکت نامه و اساسنامه
در دنیای پیچیده و پویای کسبوکار امروز، تدوین و ثبت اسناد حقوقی صحیح، زیرساخت اعتبار و پایداری حقوقی یک شرکت را تشکیل میدهد. دو سند بنیادین «شرکتنامه» و «اساسنامه» با تعریف دقیق چارچوبهای حقوقی، مالی و مدیریتی، نهتنها مسیر حرکت شرکت را از مرحله تأسیس تا رشد پایدار هموار میکنند، بلکه باعث جلب اعتماد شرکا، سهامداران و نهادهای نظارتی نیز میشوند.
آشنایی عمیق با تفاوت شرکتنامه و اساسنامه به مدیران، مؤسسان و سرمایهگذاران این امکان را میدهد تا ضمن رعایت مقررات جاری، ساختار شفاف و مستحکمی برای تعاملات داخلی و خارجی شرکت فراهم آورند. در این مقاله، با ارائه تعاریف جامع از هر یک از این اسناد و بررسی اجزاء کلیدی، مراحل تنظیم، شرایط اصلاح و نکات کاربردی، دیدگاهی روشن از اهمیت و نقش هر سند در موفقیت و توسعه مستمر شرکت به دست خواهید آورد.
شرکتنامه چیست؟
شرکتنامه سندی است رسمی که در شرکتهای با مسئولیت محدود، تضامنی و نسبی الزامی است. این مدرک، نوعی قرارداد میان شرکا بهشمار میآید و باید حاوی اطلاعات زیر باشد:
- نام و نوع شرکت: انتخاب نام خاص و تعیین نوع شرکت (مسئولیت محدود، تضامنی، نسبی).
- موضوع فعالیت: حوزههای کاری و اهداف شرکت.
- سرمایه و سهمالشرکه: مقدار سرمایه نقدی و غیرنقدی و درصد سهم هر شریک.
- مشخصات شرکا: نام، نامخانوادگی، کد ملی، آدرس و تابعیت.
- مدت و مرکز اصلی: تاریخ شروع، مدت اعتبار (محدود یا نامحدود) و آدرس دقیق دفتر مرکزی.
- نحوه اداره و انحلال: شرح وظایف مدیران، سازوکار تقسیم سود و زیان (براساس بند مربوط در شرکتنامه) و شرایط انحلال (مطابق ماده ۲۰۱ قانون تجارت)
هر بند در شرکتنامه باید بهصورت شفاف و کوتاه بیان شود تا از تفسیرهای متفاوت جلوگیری گردد. تنظیم دقیق این سند، پایهی هویت حقوقی شرکت است.
اساسنامه چیست؟
اساسنامه، سند بنیادین شرکتهای سهامی است و در دو نوع «عام» و «خاص» بهکار میرود. این مدرک، چارچوب مدیریت، حقوق سهامداران و اختیارات مدیران را مشخص میکند. مهمترین اجزاء اساسنامه عبارتاند از:
- نام و موضوع شرکت: مشابه شرکتنامه، اما با تمرکز بر فعالیتهای سهامی.
- سرمایه و انواع سهام: تعداد کل سهام، ارزش اسمی، سهام با نام و بینام.
- نحوه برگزاری مجامع: اختیارات و وظایف مجمع عمومی عادی و فوقالعاده.
- انتخاب و اختیارات هیئتمدیره: تعداد اعضا، مدت مأموریت و وظایف.
- شرایط انتقال سهام: قواعد خریدوفروش سهام میان سهامداران.
- نظام تقسیم سود و زیان: روش محاسبه و زمانبندی پرداخت سود.
مقایسه اجزاء اصلی
در شرکتهای با مسئولیت محدود، تضامنی و نسبی، شرکتنامه سند رسمی است که باید در آن نام و نوع شرکت، میزان سرمایه نقدی و غیرنقدی به تفکیک سهمالشرکه هر شریک، مسئولیت هر شریک نسبت به تعهدات شرکت، نحوه برگزاری جلسات مجمع شرکا و نصاب تصمیمگیری (عموماً اکثریت شرکایی که دستکم سهچهارم سرمایه را دارند)، سازوکار تقسیم سود و زیان، و جزئیات ثبت رسمی در دفتر اسناد رسمی و اداره ثبت شرکتها قید شود.
اما در شرکتهای سهامی عام و خاص اساسنامه باید مواردی مانند تعداد کل سهام و ارزش اسمی آنها، چارچوب برگزاری مجامع عمومی عادی و فوقالعاده به همراه نصاب و اکثریت قانونی، ترکیب و اختیارات هیئتمدیره و بازرسان، شرایط انتقال سهام میان سهامداران، روند تصویب تغییرات (در مجمع عمومی فوقالعاده با اکثریت تعیینشده در اساسنامه) و ضوابط تقسیم سود و زیان را مشخص نماید.
تفاوتهای کلیدی
مهمترین تمایز میان این دو سند در دامنه کاربرد، روش اصلاح، سطح دسترسی عمومی و نحوه نظارت است؛ شرکتنامه مختص شرکتهای غیرسهامی است و برای اصلاح آن باید موافقت شرکایی که حداقل سهچهارم سرمایه را در اختیار دارند جلب شود، دسترسی به متن شرکتنامه عموماً محدود به شرکا و مراجع ثبت است و نظارت نیز در چارچوب ارتباط شرکا و اداره ثبت انجام میگیرد.
اما اساسنامه ویژه شرکتهای سهامی بوده، تغییرات آن در مجمع عمومی فوقالعاده با اکثریت مندرج در اساسنامه یا قانون تصویب میشود، پس از ثبت در سامانه ثبت شرکتها (و برای سهامی عام بهصورت عمومی) در دسترس ذینفعان قرار میگیرد و علاوه بر بازرسان و مجامع عمومی، در شرکتهای سهامی عام نهادهای نظارتی بازار سرمایه نیز بر اجرای دقیق آن نظارت می کنند.
نحوه تنظیم و اصلاح اسناد
نحوه تنظیم و اصلاح اسناد شرکتنامه و اساسنامه بهطور کلی شامل دو بخش اصلی است:
تنظیم اولیه
- جمعآوری اطلاعات: ابتدا اطلاعات پایه را گردآوری میکنید: مشخصات کامل شرکا (یا سهامداران)، میزان و نوع سرمایه (نقدی و غیرنقدی)، موضوع و حوزه فعالیت، آدرس مرکز اصلی و شعب (در صورت وجود) و ترکیب هیئتمدیره یا مدیران.
- تهیه پیشنویس حقوقی: با کمک وکیل یا کارشناس حقوقی، متن شرکتنامه یا اساسنامه را بر اساس الزامات قانون تجارت و آییننامههای ثبت شرکتها بنویسید. بندها باید کاملاً شفاف، دقیق و بدون ابهام باشند.
- بازبینی و تفحیص: نسخه اولیه را در دفتر اسناد رسمی و اداره ثبت شرکتها ارائه کنید تا ضوابط قانونی و مطابقت پرداختهای ثبتی–مالی بررسی شود. در این مرحله اصلاحات لازم براساس بازخورد مراجع ثبت اعمال میشود.
- امضا و ثبت رسمی: پس از نهاییشدن متن، شرکا (یا موسسین/سهامداران) نسخه را در دفتر اسناد رسمی امضا میکنند و آن سند رسمی را به اداره ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی ارائه میدهند تا شخصیت حقوقی شرکت رسمیت یابد.
اصلاح و بهروزرسانی
پیشنهاد اصلاح: هرگونه تغییر در متن شرکتنامه یا اساسنامه باید ابتدا توسط مدیران، هیئتمدیره یا شرکا/سهامداران بهصورت مکتوب پیشنهاد شود.
تصویب تغییرات
در شرکتنامه (شرکتهای با مسئولیت محدود، تضامنی یا نسبی) تصویب تغییرات شرکتنامه با موافقت شرکایی که در مجموع حداقل سهچهارم سرمایه را در اختیار دارند انجام میشود (ماده ۱۱۱ قانون تجارت).
- مجمع عمومی با اکثریت (مطابق قانون یا مفاد خود اساسنامه) رأی موافق دهد.
- تشریفات ثبتی: پس از تصویب، صورتجلسه تغییرات باید توسط مدیران امضا و به سامانه ثبت شرکتها ارسال شود؛ انتشار آگهی در روزنامه رسمی برای اصلاح اساسنامه یا شرکتنامه الزامی نیست (ماده ۱۰۶ اصلاحی قانون تجارت).
کلام پایانی
تهیه و نگهداری دقیق «شرکتنامه» و «اساسنامه» نه تنها یک الزام حقوقی، بلکه تضمینی برای پیشگیری از بروز اختلافات داخلی، تسهیل فرایندهای تصمیمگیری و جلب اعتماد نهادهای نظارتی و شرکای تجاری است. هر یک از این اسناد با تبیین شفاف مسئولیتها، حقوق و سازوکارهای مدیریتی، بستری مستحکم برای فعالیت قانونی و منظم شرکت فراهم میآورند؛ شرکتنامه به تنظیم دقیق روابط شرکا و سهمالشرکهها در شرکتهای غیراوراقبهادار میپردازد و اساسنامه قواعد کلی اداره و توسعه شرکتهای سهامی را تعیین میکند.
با توجه به تغییرات مستمر قوانین و الزامات بازار، توصیه میشود که این اسناد را بهصورت دورهای بازبینی و در صورت لزوم اصلاح نمایید تا همواره همگام با مقتضیات حقوقی و کسبوکاری باقی بمانید. در نهایت، همراهی یک مشاور حقوقی آگاه، کلید تضمین انطباق کامل اسناد با چارچوب قانونی و ارتقای سلامت سازمانی شما خواهد بود؛ گامی که به شما اطمینان میدهد شرکتتان در مسیر رشد پایدار و ارتقای جایگاه رقابتی گام برمیدارد.